viernes, 26 de octubre de 2012

Control Administrativo!


¿Por qué es importante el control?

*El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados, ejecutivos, gerentes,  en fin de todas las personas que ponen en marcha las empresas, el control nos ayuda para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.

*Es muy lógica la gran importancia que el control tiene, entendiendo que de esta forma logramos saber que si lo que se está haciendo se ajusta a lo planeado y en caso de no ser así, determinar qué es lo que está pasando para corregirlo.
 *Tomando en cuenta que el control es la última de las funciones del proceso administrativo, esta termina el ciclo brindando retroalimentación a los empleados y a la empresa en sí al notar que tal vez por ejemplo alguna de las estrategias implementadas es deficiente o no se adecua en sí a la compañía, estas cosas solo las podemos saber si llevamos en las empresas un control preventivo, concurrente y de retroalimentación.

Enfoques para diseñar sistemas de control:

Control de Mercado: Usa mecanismos externos del mercado como por ejemplo denuncias de particulares, comunicaciones recibidas de otras administraciones por alertas nacionales o comunitarias sobre productos con riesgos  recibidos a través de una red de información rápida, etc.

Control Burocrático: Hace hincapié en la autoridad y depende de reglas, reglamentos, políticas y procedimientos administrativos como por ejemplo fijan el marco para la obediencia y disciplina de los trabajadores a través de la vigilancia estricta de los supervisores, de la contratación y selección de personal, así como el establecimiento de turnos y jornadas laborales con sus niveles y puestos de trabajo que definen objetivos claros de la política laboral de la empresa.

Control de Clan: Enfoque para diseñar los sistemas de control en cuyo caso los comportamientos de los empleados son regulados por medio de valores compartidos, normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura organizacional.

Tipos de control:

Control Preventivo: Control que evita los problemas esperados, por ejemplo yo considero que en muchas ocasiones cuando estamos realizando algo sabemos a lo que nos atenemos y aún más cuando sabemos que lo que estamos haciendo no es correcto o no se está realizando de la forma correcta, cuando una persona va a construir una casa, antes de esto debe sacar permisos municipales por ejemplo, entonces qué pasa si yo voy a construir una casa y no le pido permiso a nadie ni hago ningún trámite, es obvio que me va a llegar la municipalidad y me va a hacer quitar todo, lo mismo sucede en las empresas, el control preventivo es ver que nos puede traer problemas a futuro e irlos solucionando desde el inicio ya sea cambiando en los planes este detalle que nos trae problemas para evitarlos en el futuro.

Control Concurrente: Control que tiene lugar mientras una actividad se está llevando a cabo, la mejor forma de ejercerlo para mi debería ser la supervisión directa, donde yo como gerente o administrador, este pendiente de todo lo que mis compañeros hacen y en caso de detectar que están haciendo algo de la manera incorrecta tratar de mejorarlo en ese preciso momento, no esperarme hasta que termine de realizar la actividad. Esto hay que saberlo manejar muy bien, estar pendiente de los empleados pero de tal forma que ellos se sientan con libertad y no con presión de que yo este vigilando cada paso que den.

Control de Retroalimentación: Control que ocurre una vez que concluye la actividad, una vez que el daño ya está hecho podríamos decir en caso de que las cosas hayan salido mal lo que deja a este tipo de control en desventaja, sin embargo podemos ver muchos de sus beneficios también, puede que en una empresa yo como gerente implemente una estrategia para motivar a mis empleados, y yo toda contenta porque según yo era una idea genial, entonces la implemento cuando a final de mes noto que las renuncias en la compañía incrementaron, las personas tenían otro tipo de necesidades insatisfechas y yo no supe en realidad que era lo que ellos necesitaban, entonces por esto ellos se fueron, de esta situación cabe resaltar que algo aprendí, que no todo lo que yo pienso que a mis empleados les puede gustar, va a ser lo que ellos realmente necesitan, entonces de esta experiencia el control de retroalimentación consiste en que yo me siente y diga mira yo hice esto y esto, cuando en realidad la gente necesitaba otro tipo de cosas que no las supe por no tener una muy buena relación con ellos por ejemplo, entonces para querer encontrar formas de motivación posteriores yo tome en cuenta lo que me paso antes y no vuelva a cometer este mismo error.

jueves, 18 de octubre de 2012

¿Por qué es importante retroalimentar eficazmente?


*Retroalimentar en la comunicación lo podemos definir como ese proceso donde el emisor hace preguntas al receptor para confirmar que recibió el mensaje correctamente por ejemplo.

*Es importante siempre asegurarnos que las personas entiendan el mensaje que les estamos enviando con el fin de que ellos implementen oportunamente lo que necesitamos que hagan de la manera más eficiente.

*Por ejemplo un gerente le dice a un colaborador que necesita los Balances Generales de únicamente su empresa que se encuentra en Costa Rica, resulta que el empleado le entrega todos los documentos financieros de esta empresa que se encuentra en Costa Rica mas todos los documentos de esta empresa que se encuentra en Estados Unidos. Entonces el gerente le dice: Esta bien, sin embargo te pedí solo los balances generales de la compañía en Costa Rica, entonces el subordinado se retira y vuelve con todos los documentos financieros que de la compañía en Costa Rica. ¿Qué está pasando, aun así este empleado no comprende el mensaje?, ¿Qué puede hacer el gerente para evitar este tipo de situaciones que aumentan la ineficiencia de las personas?

*Muy simple, una solución es dar la orden de lo que se necesita que el empleado realice y decirle a este: ¿Entendiste? Y mostrarle confianza para que este empleado se sienta cómodo en decir: Disculpe no me queda claro “x” cosa, o que diga si perfectamente entendí. Una vez que él dice haber entendido empezamos a hacerle más  preguntas con el fin de comprobar que este empleado efectivamente haya capturado bien el mensaje.

*Como superar las barreras para la comunicación eficaz

  • Use la retroalimentación: Corrobore la exactitud de lo que haya sido comunicado, o lo que usted piensa que ha escuchado.
  • Simplifique el lenguaje: Use palabras que pueda entender el público al que van dirigidas.
  • Escuche con atención: Escuche buscando el significado completo del mensaje, sin formular juicios ni interpretaciones prematuras, y sin pensar en lo que usted va a responder.
  • Controle sus emociones: Reconozca cuando se han desbocado sus emociones. Si esto ocurre, no se comunique sino hasta haberse calmado.
  • Cuide los indicios no verbales: Recuerde que sus actos dicen más que mil palabras. Procure que ambos sean congruentes.


¿Por qué es importante que un administrador(a) desarrolle sus habilidades de comunicación?


*La comunicación efectiva para todas las personas es sumamente importante, los lideres, gerentes o administradores son personas que mueven masas por lo que deben contar con grandes capacidades de comunicación, los empresarios y administrativos de las compañías son los encargados de elaborar las estrategias que deberán implementar con ellos mismos y con todos los empleados de la compañía para el logro de las metas planteadas para la misma, en la elaboración de una estrategia en equipos por ejemplo si a mí se me ocurre una gran idea de cómo poder subir las ventas de este año, y tengo en mi mente la idea de lo que podríamos hacer pero no sé ni cómo decirlo, me voy a ver enfrente de mis colegas como una persona con grandes insuficiencias de comunicación, ahora que pasaría si el administrador encargado de hacerle saber a los empleados las nuevas estrategias a implementar es una persona muy tímida que puede saber perfectamente lo que se va a hacer pero no sabe cómo transmitirlo, no sabe cómo compartirle esa información a sus subordinados, en estos casos lo más común que nos podemos esperar es que los empleados hagan lo que medio le entendieron a su administrador y al no existir una clara comunicación probablemente la compañía empiece a mostrar graves problemas.

*Otro punto que considero importante sobre las buenas habilidades de comunicación es que si en mi empresa yo quiero que exista entre empleados y conmigo un clima o una cultura corporativa relajada, divertida, donde las personas trabajen con motivación, entusiasmo, confianza, etc yo quiero lograr esto pero no tengo las habilidades suficientes para que mis empleados me vean con confianza si no al contrario me ven hasta con temor por mi seriedad, voy a tener problemas para lograr mi objetivo, más en cambio sí soy una persona simpática, proactiva, confiable sin tener que llegar a extremos claro está, mis subordinados sentirán mayor tranquilidad.

*Por otra parte está la comunicación escrita, por ejemplo yo soy administradora del área financiera de una empresa transnacional, ni siquiera conozco a mis jefes en persona pero yo estoy muy contenta con el puesto que me han dado y quisiera enviarles una carta de agradecimiento, para esto yo debo utilizar palabras más sofisticadas, tratar de transmitir en unas pocas palabras lo mejor de mí para que mis jefes vean que ahí proyecto motivación y muchas ganas de surgir dentro de su compañía, si soy una persona muy poco expresiva y me cuesta mucho empezar a escribir la carta probablemente esa carta nunca llegue a mi jefe, pero si soy una persona que sabe proyectar lo que piensa de la mejor manera y transmitir el mensaje de una forma formal y muy natural hasta puede que me gane a mis jefes con un simple párrafo.


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1. Objetivo de este Blog

Crear una zona digital en donde podamos entre compañeros y profesores comentar y discutir sobre los temas vistos en clase, retroalimentarnos entre todos en un ambiente de confianza y respeto, además de fortalecer nuestros conocimientos mediante la investigación y la práctica de ellos.

2. Que puedes esperar de este blog.

Aprender a criticar y discutir constructivamente sobre temas de interés para nosotros futuros administradores.

Crecer como profesionales y aprender cada vez más de la experiencia de nuestros profesores y compañeros.

Mediante la investigación, ampliar nuestro conocimiento en el área de los negocios y la administración.

3. Que espero del curso.

Considero que este curso es fundamental para la formación de nosotros estudiantes de administración de empresas, realmente espero aprender mucho de él y deseo comprender todo lo que el profesor nos explique y que sea una bonita experiencia participar en todos los proyectos que él desea efectuar, me emociona mucho la idea de visitar empresas ya que así podemos vivir lo que es la administración de una forma más cercana, viendo lo que hacen los administradores y escuchando sus historias, me parece una buena herramienta para el aprendizaje.

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viernes, 26 de octubre de 2012

Control Administrativo!


¿Por qué es importante el control?

*El control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los subordinados, ejecutivos, gerentes,  en fin de todas las personas que ponen en marcha las empresas, el control nos ayuda para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están llevando a cabo.

*Es muy lógica la gran importancia que el control tiene, entendiendo que de esta forma logramos saber que si lo que se está haciendo se ajusta a lo planeado y en caso de no ser así, determinar qué es lo que está pasando para corregirlo.
 *Tomando en cuenta que el control es la última de las funciones del proceso administrativo, esta termina el ciclo brindando retroalimentación a los empleados y a la empresa en sí al notar que tal vez por ejemplo alguna de las estrategias implementadas es deficiente o no se adecua en sí a la compañía, estas cosas solo las podemos saber si llevamos en las empresas un control preventivo, concurrente y de retroalimentación.

Enfoques para diseñar sistemas de control:

Control de Mercado: Usa mecanismos externos del mercado como por ejemplo denuncias de particulares, comunicaciones recibidas de otras administraciones por alertas nacionales o comunitarias sobre productos con riesgos  recibidos a través de una red de información rápida, etc.

Control Burocrático: Hace hincapié en la autoridad y depende de reglas, reglamentos, políticas y procedimientos administrativos como por ejemplo fijan el marco para la obediencia y disciplina de los trabajadores a través de la vigilancia estricta de los supervisores, de la contratación y selección de personal, así como el establecimiento de turnos y jornadas laborales con sus niveles y puestos de trabajo que definen objetivos claros de la política laboral de la empresa.

Control de Clan: Enfoque para diseñar los sistemas de control en cuyo caso los comportamientos de los empleados son regulados por medio de valores compartidos, normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la cultura organizacional.

Tipos de control:

Control Preventivo: Control que evita los problemas esperados, por ejemplo yo considero que en muchas ocasiones cuando estamos realizando algo sabemos a lo que nos atenemos y aún más cuando sabemos que lo que estamos haciendo no es correcto o no se está realizando de la forma correcta, cuando una persona va a construir una casa, antes de esto debe sacar permisos municipales por ejemplo, entonces qué pasa si yo voy a construir una casa y no le pido permiso a nadie ni hago ningún trámite, es obvio que me va a llegar la municipalidad y me va a hacer quitar todo, lo mismo sucede en las empresas, el control preventivo es ver que nos puede traer problemas a futuro e irlos solucionando desde el inicio ya sea cambiando en los planes este detalle que nos trae problemas para evitarlos en el futuro.

Control Concurrente: Control que tiene lugar mientras una actividad se está llevando a cabo, la mejor forma de ejercerlo para mi debería ser la supervisión directa, donde yo como gerente o administrador, este pendiente de todo lo que mis compañeros hacen y en caso de detectar que están haciendo algo de la manera incorrecta tratar de mejorarlo en ese preciso momento, no esperarme hasta que termine de realizar la actividad. Esto hay que saberlo manejar muy bien, estar pendiente de los empleados pero de tal forma que ellos se sientan con libertad y no con presión de que yo este vigilando cada paso que den.

Control de Retroalimentación: Control que ocurre una vez que concluye la actividad, una vez que el daño ya está hecho podríamos decir en caso de que las cosas hayan salido mal lo que deja a este tipo de control en desventaja, sin embargo podemos ver muchos de sus beneficios también, puede que en una empresa yo como gerente implemente una estrategia para motivar a mis empleados, y yo toda contenta porque según yo era una idea genial, entonces la implemento cuando a final de mes noto que las renuncias en la compañía incrementaron, las personas tenían otro tipo de necesidades insatisfechas y yo no supe en realidad que era lo que ellos necesitaban, entonces por esto ellos se fueron, de esta situación cabe resaltar que algo aprendí, que no todo lo que yo pienso que a mis empleados les puede gustar, va a ser lo que ellos realmente necesitan, entonces de esta experiencia el control de retroalimentación consiste en que yo me siente y diga mira yo hice esto y esto, cuando en realidad la gente necesitaba otro tipo de cosas que no las supe por no tener una muy buena relación con ellos por ejemplo, entonces para querer encontrar formas de motivación posteriores yo tome en cuenta lo que me paso antes y no vuelva a cometer este mismo error.

jueves, 18 de octubre de 2012

¿Por qué es importante retroalimentar eficazmente?


*Retroalimentar en la comunicación lo podemos definir como ese proceso donde el emisor hace preguntas al receptor para confirmar que recibió el mensaje correctamente por ejemplo.

*Es importante siempre asegurarnos que las personas entiendan el mensaje que les estamos enviando con el fin de que ellos implementen oportunamente lo que necesitamos que hagan de la manera más eficiente.

*Por ejemplo un gerente le dice a un colaborador que necesita los Balances Generales de únicamente su empresa que se encuentra en Costa Rica, resulta que el empleado le entrega todos los documentos financieros de esta empresa que se encuentra en Costa Rica mas todos los documentos de esta empresa que se encuentra en Estados Unidos. Entonces el gerente le dice: Esta bien, sin embargo te pedí solo los balances generales de la compañía en Costa Rica, entonces el subordinado se retira y vuelve con todos los documentos financieros que de la compañía en Costa Rica. ¿Qué está pasando, aun así este empleado no comprende el mensaje?, ¿Qué puede hacer el gerente para evitar este tipo de situaciones que aumentan la ineficiencia de las personas?

*Muy simple, una solución es dar la orden de lo que se necesita que el empleado realice y decirle a este: ¿Entendiste? Y mostrarle confianza para que este empleado se sienta cómodo en decir: Disculpe no me queda claro “x” cosa, o que diga si perfectamente entendí. Una vez que él dice haber entendido empezamos a hacerle más  preguntas con el fin de comprobar que este empleado efectivamente haya capturado bien el mensaje.

*Como superar las barreras para la comunicación eficaz

  • Use la retroalimentación: Corrobore la exactitud de lo que haya sido comunicado, o lo que usted piensa que ha escuchado.
  • Simplifique el lenguaje: Use palabras que pueda entender el público al que van dirigidas.
  • Escuche con atención: Escuche buscando el significado completo del mensaje, sin formular juicios ni interpretaciones prematuras, y sin pensar en lo que usted va a responder.
  • Controle sus emociones: Reconozca cuando se han desbocado sus emociones. Si esto ocurre, no se comunique sino hasta haberse calmado.
  • Cuide los indicios no verbales: Recuerde que sus actos dicen más que mil palabras. Procure que ambos sean congruentes.


¿Por qué es importante que un administrador(a) desarrolle sus habilidades de comunicación?


*La comunicación efectiva para todas las personas es sumamente importante, los lideres, gerentes o administradores son personas que mueven masas por lo que deben contar con grandes capacidades de comunicación, los empresarios y administrativos de las compañías son los encargados de elaborar las estrategias que deberán implementar con ellos mismos y con todos los empleados de la compañía para el logro de las metas planteadas para la misma, en la elaboración de una estrategia en equipos por ejemplo si a mí se me ocurre una gran idea de cómo poder subir las ventas de este año, y tengo en mi mente la idea de lo que podríamos hacer pero no sé ni cómo decirlo, me voy a ver enfrente de mis colegas como una persona con grandes insuficiencias de comunicación, ahora que pasaría si el administrador encargado de hacerle saber a los empleados las nuevas estrategias a implementar es una persona muy tímida que puede saber perfectamente lo que se va a hacer pero no sabe cómo transmitirlo, no sabe cómo compartirle esa información a sus subordinados, en estos casos lo más común que nos podemos esperar es que los empleados hagan lo que medio le entendieron a su administrador y al no existir una clara comunicación probablemente la compañía empiece a mostrar graves problemas.

*Otro punto que considero importante sobre las buenas habilidades de comunicación es que si en mi empresa yo quiero que exista entre empleados y conmigo un clima o una cultura corporativa relajada, divertida, donde las personas trabajen con motivación, entusiasmo, confianza, etc yo quiero lograr esto pero no tengo las habilidades suficientes para que mis empleados me vean con confianza si no al contrario me ven hasta con temor por mi seriedad, voy a tener problemas para lograr mi objetivo, más en cambio sí soy una persona simpática, proactiva, confiable sin tener que llegar a extremos claro está, mis subordinados sentirán mayor tranquilidad.

*Por otra parte está la comunicación escrita, por ejemplo yo soy administradora del área financiera de una empresa transnacional, ni siquiera conozco a mis jefes en persona pero yo estoy muy contenta con el puesto que me han dado y quisiera enviarles una carta de agradecimiento, para esto yo debo utilizar palabras más sofisticadas, tratar de transmitir en unas pocas palabras lo mejor de mí para que mis jefes vean que ahí proyecto motivación y muchas ganas de surgir dentro de su compañía, si soy una persona muy poco expresiva y me cuesta mucho empezar a escribir la carta probablemente esa carta nunca llegue a mi jefe, pero si soy una persona que sabe proyectar lo que piensa de la mejor manera y transmitir el mensaje de una forma formal y muy natural hasta puede que me gane a mis jefes con un simple párrafo.


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