viernes, 26 de octubre de 2012
Control Administrativo!
21:06 | 
Publicado por
Unknown
¿Por qué es importante el control?
*El
control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los
subordinados, ejecutivos, gerentes, en
fin de todas las personas que ponen en marcha las empresas, el control nos
ayuda para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están
llevando a cabo.
*Es
muy lógica la gran importancia que el control tiene, entendiendo que de esta
forma logramos saber que si lo que se está haciendo se ajusta a lo planeado y
en caso de no ser así, determinar qué es lo que está pasando para corregirlo.
*Tomando en cuenta que el control es la última de las funciones del
proceso administrativo, esta termina el ciclo brindando retroalimentación a los
empleados y a la empresa en sí al notar que tal vez por ejemplo alguna de las
estrategias implementadas es deficiente o no se adecua en sí a la compañía,
estas cosas solo las podemos saber si llevamos en las empresas un control
preventivo, concurrente y de retroalimentación.
Enfoques para diseñar sistemas de control:
Control de Mercado: Usa
mecanismos externos del mercado como por ejemplo denuncias
de particulares, comunicaciones recibidas de otras administraciones por alertas
nacionales o comunitarias sobre productos con riesgos recibidos a través de una red de información
rápida, etc.
Control Burocrático: Hace hincapié en la autoridad y depende de reglas, reglamentos, políticas
y procedimientos administrativos como por ejemplo fijan el marco para la
obediencia y disciplina de los trabajadores a través de la vigilancia estricta
de los supervisores, de la contratación y selección de personal, así como el
establecimiento de turnos y jornadas laborales con sus niveles y puestos de
trabajo que definen objetivos claros de la política laboral de la empresa.
Control de Clan: Enfoque para diseñar los sistemas de control en cuyo caso los
comportamientos de los empleados son regulados por medio de valores
compartidos, normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la
cultura organizacional.
Tipos
de control:
Control Preventivo:
Control que evita los problemas esperados, por ejemplo yo considero que en
muchas ocasiones cuando estamos realizando algo sabemos a lo que nos atenemos y
aún más cuando sabemos que lo que estamos haciendo no es correcto o no se está
realizando de la forma correcta, cuando una persona va a construir una casa,
antes de esto debe sacar permisos municipales por ejemplo, entonces qué pasa si
yo voy a construir una casa y no le pido permiso a nadie ni hago ningún trámite,
es obvio que me va a llegar la municipalidad y me va a hacer quitar todo, lo
mismo sucede en las empresas, el control preventivo es ver que nos puede traer
problemas a futuro e irlos solucionando desde el inicio ya sea cambiando en los
planes este detalle que nos trae problemas para evitarlos en el futuro.
Control Concurrente:
Control que tiene lugar mientras una actividad se está llevando a cabo, la
mejor forma de ejercerlo para mi debería ser la supervisión directa, donde yo
como gerente o administrador, este pendiente de todo lo que mis compañeros
hacen y en caso de detectar que están haciendo algo de la manera incorrecta
tratar de mejorarlo en ese preciso momento, no esperarme hasta que termine de
realizar la actividad. Esto hay que saberlo manejar muy bien, estar pendiente
de los empleados pero de tal forma que ellos se sientan con libertad y no con presión
de que yo este vigilando cada paso que den.
Control de Retroalimentación: Control que ocurre una vez que concluye la actividad, una vez que el
daño ya está hecho podríamos decir en caso de que las cosas hayan salido mal lo
que deja a este tipo de control en desventaja, sin embargo podemos ver muchos
de sus beneficios también, puede que en una empresa yo como gerente implemente
una estrategia para motivar a mis empleados, y yo toda contenta porque según yo
era una idea genial, entonces la implemento cuando a final de mes noto que las
renuncias en la compañía incrementaron, las personas tenían otro tipo de
necesidades insatisfechas y yo no supe en realidad que era lo que ellos
necesitaban, entonces por esto ellos se fueron, de esta situación cabe resaltar
que algo aprendí, que no todo lo que yo pienso que a mis empleados les puede
gustar, va a ser lo que ellos realmente necesitan, entonces de esta experiencia
el control de retroalimentación consiste en que yo me siente y diga mira yo
hice esto y esto, cuando en realidad la gente necesitaba otro tipo de cosas que
no las supe por no tener una muy buena relación con ellos por ejemplo, entonces
para querer encontrar formas de motivación posteriores yo tome en cuenta lo que
me paso antes y no vuelva a cometer este mismo error.
jueves, 18 de octubre de 2012
¿Por qué es importante retroalimentar eficazmente?
19:10 |
Publicado por
Unknown
*Retroalimentar
en la comunicación lo podemos definir como ese proceso donde el emisor hace
preguntas al receptor para confirmar que recibió el mensaje correctamente por
ejemplo.
*Es
importante siempre asegurarnos que las personas entiendan el mensaje que les
estamos enviando con el fin de que ellos implementen oportunamente lo que
necesitamos que hagan de la manera más eficiente.
*Por
ejemplo un gerente le dice a un colaborador que necesita los Balances Generales
de únicamente su empresa que se encuentra en Costa Rica, resulta que el
empleado le entrega todos los documentos financieros de esta empresa que se
encuentra en Costa Rica mas todos los documentos de esta empresa que se
encuentra en Estados Unidos. Entonces el gerente le dice: Esta bien, sin
embargo te pedí solo los balances generales de la compañía en Costa Rica, entonces
el subordinado se retira y vuelve con todos los documentos financieros que de
la compañía en Costa Rica. ¿Qué está pasando, aun así este empleado no
comprende el mensaje?, ¿Qué puede hacer el gerente para evitar este tipo de
situaciones que aumentan la ineficiencia de las personas?
*Muy
simple, una solución es dar la orden de lo que se necesita que el empleado
realice y decirle a este: ¿Entendiste? Y mostrarle confianza para que este
empleado se sienta cómodo en decir: Disculpe no me queda claro “x” cosa, o que
diga si perfectamente entendí. Una vez que él dice haber entendido empezamos a
hacerle más preguntas con el fin de
comprobar que este empleado efectivamente haya capturado bien el mensaje.
*Como
superar las barreras para la comunicación eficaz
- Use la retroalimentación: Corrobore la exactitud de lo que haya sido comunicado, o lo que usted piensa que ha escuchado.
- Simplifique el lenguaje: Use palabras que pueda entender el público al que van dirigidas.
- Escuche con atención: Escuche buscando el significado completo del mensaje, sin formular juicios ni interpretaciones prematuras, y sin pensar en lo que usted va a responder.
- Controle sus emociones: Reconozca cuando se han desbocado sus emociones. Si esto ocurre, no se comunique sino hasta haberse calmado.
- Cuide los indicios no verbales: Recuerde que sus actos dicen más que mil palabras. Procure que ambos sean congruentes.
¿Por qué es importante que un administrador(a) desarrolle sus habilidades de comunicación?
18:07 |
Publicado por
Unknown
*La
comunicación efectiva para todas las personas es sumamente importante, los
lideres, gerentes o administradores son personas que mueven masas por lo que
deben contar con grandes capacidades de comunicación, los empresarios y
administrativos de las compañías son los encargados de elaborar las estrategias
que deberán implementar con ellos mismos y con todos los empleados de la compañía
para el logro de las metas planteadas para la misma, en la elaboración de una
estrategia en equipos por ejemplo si a mí se me ocurre una gran idea de cómo
poder subir las ventas de este año, y tengo en mi mente la idea de lo que podríamos
hacer pero no sé ni cómo decirlo, me voy a ver enfrente de mis colegas como una
persona con grandes insuficiencias de comunicación, ahora que pasaría si el
administrador encargado de hacerle saber a los empleados las nuevas estrategias
a implementar es una persona muy tímida que puede saber perfectamente lo que se
va a hacer pero no sabe cómo transmitirlo, no sabe cómo compartirle esa información
a sus subordinados, en estos casos lo más común que nos podemos esperar es que
los empleados hagan lo que medio le entendieron a su administrador y al no
existir una clara comunicación probablemente la compañía empiece a mostrar
graves problemas.
*Otro
punto que considero importante sobre las buenas habilidades de comunicación es
que si en mi empresa yo quiero que exista entre empleados y conmigo un clima o
una cultura corporativa relajada, divertida, donde las personas trabajen con motivación,
entusiasmo, confianza, etc yo quiero lograr esto pero no tengo las habilidades
suficientes para que mis empleados me vean con confianza si no al contrario me
ven hasta con temor por mi seriedad, voy a tener problemas para lograr mi
objetivo, más en cambio sí soy una persona simpática, proactiva, confiable sin
tener que llegar a extremos claro está, mis subordinados sentirán mayor tranquilidad.
*Por
otra parte está la comunicación escrita, por ejemplo yo soy administradora del área
financiera de una empresa transnacional, ni siquiera conozco a mis jefes en
persona pero yo estoy muy contenta con el puesto que me han dado y quisiera
enviarles una carta de agradecimiento, para esto yo debo utilizar palabras más
sofisticadas, tratar de transmitir en unas pocas palabras lo mejor de mí para
que mis jefes vean que ahí proyecto motivación y muchas ganas de surgir dentro
de su compañía, si soy una persona muy poco expresiva y me cuesta mucho empezar
a escribir la carta probablemente esa carta nunca llegue a mi jefe, pero si soy
una persona que sabe proyectar lo que piensa de la mejor manera y transmitir el
mensaje de una forma formal y muy natural hasta puede que me gane a mis jefes
con un simple párrafo.
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viernes, 26 de octubre de 2012
Control Administrativo!
¿Por qué es importante el control?
*El
control se enfoca en evaluar y corregir el desempeño de las actividades de los
subordinados, ejecutivos, gerentes, en
fin de todas las personas que ponen en marcha las empresas, el control nos
ayuda para asegurar que los objetivos y planes de la organización se están
llevando a cabo.
*Es
muy lógica la gran importancia que el control tiene, entendiendo que de esta
forma logramos saber que si lo que se está haciendo se ajusta a lo planeado y
en caso de no ser así, determinar qué es lo que está pasando para corregirlo.
*Tomando en cuenta que el control es la última de las funciones del
proceso administrativo, esta termina el ciclo brindando retroalimentación a los
empleados y a la empresa en sí al notar que tal vez por ejemplo alguna de las
estrategias implementadas es deficiente o no se adecua en sí a la compañía,
estas cosas solo las podemos saber si llevamos en las empresas un control
preventivo, concurrente y de retroalimentación.
Enfoques para diseñar sistemas de control:
Control de Mercado: Usa
mecanismos externos del mercado como por ejemplo denuncias
de particulares, comunicaciones recibidas de otras administraciones por alertas
nacionales o comunitarias sobre productos con riesgos recibidos a través de una red de información
rápida, etc.
Control Burocrático: Hace hincapié en la autoridad y depende de reglas, reglamentos, políticas
y procedimientos administrativos como por ejemplo fijan el marco para la
obediencia y disciplina de los trabajadores a través de la vigilancia estricta
de los supervisores, de la contratación y selección de personal, así como el
establecimiento de turnos y jornadas laborales con sus niveles y puestos de
trabajo que definen objetivos claros de la política laboral de la empresa.
Control de Clan: Enfoque para diseñar los sistemas de control en cuyo caso los
comportamientos de los empleados son regulados por medio de valores
compartidos, normas, tradiciones, rituales, creencias y otros aspectos de la
cultura organizacional.
Tipos
de control:
Control Preventivo:
Control que evita los problemas esperados, por ejemplo yo considero que en
muchas ocasiones cuando estamos realizando algo sabemos a lo que nos atenemos y
aún más cuando sabemos que lo que estamos haciendo no es correcto o no se está
realizando de la forma correcta, cuando una persona va a construir una casa,
antes de esto debe sacar permisos municipales por ejemplo, entonces qué pasa si
yo voy a construir una casa y no le pido permiso a nadie ni hago ningún trámite,
es obvio que me va a llegar la municipalidad y me va a hacer quitar todo, lo
mismo sucede en las empresas, el control preventivo es ver que nos puede traer
problemas a futuro e irlos solucionando desde el inicio ya sea cambiando en los
planes este detalle que nos trae problemas para evitarlos en el futuro.
Control Concurrente:
Control que tiene lugar mientras una actividad se está llevando a cabo, la
mejor forma de ejercerlo para mi debería ser la supervisión directa, donde yo
como gerente o administrador, este pendiente de todo lo que mis compañeros
hacen y en caso de detectar que están haciendo algo de la manera incorrecta
tratar de mejorarlo en ese preciso momento, no esperarme hasta que termine de
realizar la actividad. Esto hay que saberlo manejar muy bien, estar pendiente
de los empleados pero de tal forma que ellos se sientan con libertad y no con presión
de que yo este vigilando cada paso que den.
Control de Retroalimentación: Control que ocurre una vez que concluye la actividad, una vez que el
daño ya está hecho podríamos decir en caso de que las cosas hayan salido mal lo
que deja a este tipo de control en desventaja, sin embargo podemos ver muchos
de sus beneficios también, puede que en una empresa yo como gerente implemente
una estrategia para motivar a mis empleados, y yo toda contenta porque según yo
era una idea genial, entonces la implemento cuando a final de mes noto que las
renuncias en la compañía incrementaron, las personas tenían otro tipo de
necesidades insatisfechas y yo no supe en realidad que era lo que ellos
necesitaban, entonces por esto ellos se fueron, de esta situación cabe resaltar
que algo aprendí, que no todo lo que yo pienso que a mis empleados les puede
gustar, va a ser lo que ellos realmente necesitan, entonces de esta experiencia
el control de retroalimentación consiste en que yo me siente y diga mira yo
hice esto y esto, cuando en realidad la gente necesitaba otro tipo de cosas que
no las supe por no tener una muy buena relación con ellos por ejemplo, entonces
para querer encontrar formas de motivación posteriores yo tome en cuenta lo que
me paso antes y no vuelva a cometer este mismo error.
jueves, 18 de octubre de 2012
¿Por qué es importante retroalimentar eficazmente?
*Retroalimentar
en la comunicación lo podemos definir como ese proceso donde el emisor hace
preguntas al receptor para confirmar que recibió el mensaje correctamente por
ejemplo.
*Es
importante siempre asegurarnos que las personas entiendan el mensaje que les
estamos enviando con el fin de que ellos implementen oportunamente lo que
necesitamos que hagan de la manera más eficiente.
*Por
ejemplo un gerente le dice a un colaborador que necesita los Balances Generales
de únicamente su empresa que se encuentra en Costa Rica, resulta que el
empleado le entrega todos los documentos financieros de esta empresa que se
encuentra en Costa Rica mas todos los documentos de esta empresa que se
encuentra en Estados Unidos. Entonces el gerente le dice: Esta bien, sin
embargo te pedí solo los balances generales de la compañía en Costa Rica, entonces
el subordinado se retira y vuelve con todos los documentos financieros que de
la compañía en Costa Rica. ¿Qué está pasando, aun así este empleado no
comprende el mensaje?, ¿Qué puede hacer el gerente para evitar este tipo de
situaciones que aumentan la ineficiencia de las personas?
*Muy
simple, una solución es dar la orden de lo que se necesita que el empleado
realice y decirle a este: ¿Entendiste? Y mostrarle confianza para que este
empleado se sienta cómodo en decir: Disculpe no me queda claro “x” cosa, o que
diga si perfectamente entendí. Una vez que él dice haber entendido empezamos a
hacerle más preguntas con el fin de
comprobar que este empleado efectivamente haya capturado bien el mensaje.
*Como
superar las barreras para la comunicación eficaz
- Use la retroalimentación: Corrobore la exactitud de lo que haya sido comunicado, o lo que usted piensa que ha escuchado.
- Simplifique el lenguaje: Use palabras que pueda entender el público al que van dirigidas.
- Escuche con atención: Escuche buscando el significado completo del mensaje, sin formular juicios ni interpretaciones prematuras, y sin pensar en lo que usted va a responder.
- Controle sus emociones: Reconozca cuando se han desbocado sus emociones. Si esto ocurre, no se comunique sino hasta haberse calmado.
- Cuide los indicios no verbales: Recuerde que sus actos dicen más que mil palabras. Procure que ambos sean congruentes.
¿Por qué es importante que un administrador(a) desarrolle sus habilidades de comunicación?
*La
comunicación efectiva para todas las personas es sumamente importante, los
lideres, gerentes o administradores son personas que mueven masas por lo que
deben contar con grandes capacidades de comunicación, los empresarios y
administrativos de las compañías son los encargados de elaborar las estrategias
que deberán implementar con ellos mismos y con todos los empleados de la compañía
para el logro de las metas planteadas para la misma, en la elaboración de una
estrategia en equipos por ejemplo si a mí se me ocurre una gran idea de cómo
poder subir las ventas de este año, y tengo en mi mente la idea de lo que podríamos
hacer pero no sé ni cómo decirlo, me voy a ver enfrente de mis colegas como una
persona con grandes insuficiencias de comunicación, ahora que pasaría si el
administrador encargado de hacerle saber a los empleados las nuevas estrategias
a implementar es una persona muy tímida que puede saber perfectamente lo que se
va a hacer pero no sabe cómo transmitirlo, no sabe cómo compartirle esa información
a sus subordinados, en estos casos lo más común que nos podemos esperar es que
los empleados hagan lo que medio le entendieron a su administrador y al no
existir una clara comunicación probablemente la compañía empiece a mostrar
graves problemas.
*Otro
punto que considero importante sobre las buenas habilidades de comunicación es
que si en mi empresa yo quiero que exista entre empleados y conmigo un clima o
una cultura corporativa relajada, divertida, donde las personas trabajen con motivación,
entusiasmo, confianza, etc yo quiero lograr esto pero no tengo las habilidades
suficientes para que mis empleados me vean con confianza si no al contrario me
ven hasta con temor por mi seriedad, voy a tener problemas para lograr mi
objetivo, más en cambio sí soy una persona simpática, proactiva, confiable sin
tener que llegar a extremos claro está, mis subordinados sentirán mayor tranquilidad.
*Por
otra parte está la comunicación escrita, por ejemplo yo soy administradora del área
financiera de una empresa transnacional, ni siquiera conozco a mis jefes en
persona pero yo estoy muy contenta con el puesto que me han dado y quisiera
enviarles una carta de agradecimiento, para esto yo debo utilizar palabras más
sofisticadas, tratar de transmitir en unas pocas palabras lo mejor de mí para
que mis jefes vean que ahí proyecto motivación y muchas ganas de surgir dentro
de su compañía, si soy una persona muy poco expresiva y me cuesta mucho empezar
a escribir la carta probablemente esa carta nunca llegue a mi jefe, pero si soy
una persona que sabe proyectar lo que piensa de la mejor manera y transmitir el
mensaje de una forma formal y muy natural hasta puede que me gane a mis jefes
con un simple párrafo.
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